El Diario de Actividad

Diario de actividad Los barcos tienen su cuaderno de bitácora, los aviones tienen su caja negra, las aplicaciones informáticas tienen sus ficheros de log… pues bien, yo tengo mi diario de actividad.

Cuando entré a trabajar como técnico informático en la empresa en la que trabajo desde principios del año 2000, no tenía demasiadas cosas que hacer. La empresa no era, ni remotamente, lo que es ahora: el número de productos que fabricábamos y comercializábamos era muy reducido, no se requerían conocimientos técnicos avanzados para dar soporte a aquellos productos, las infraestructuras tecnológicas de la única oficina con la que contábamos eran más bien básicas… y ya había un técnico encargándose de todo ello, precisamente, la persona que me contrató y dirigió durante algún tiempo. En aquellos comienzos me producía bastante ansiedad no estar hasta arriba de trabajo, como lo había estado en la empresa de la que venía, donde todo era para ayer. Fue entonces cuando decidí escribir un diario de actividad en el que registrase todo lo que iba haciendo en mis jornadas laborales.

Al principio, la utilidad del diario era recordarme a mí mismo en qué había empleado el tiempo de cada uno de los días en que salía, pelín desesperado, de la oficina, pensando en qué demonios había empleado el tiempo de ese día. Al comienzo de cada jornada laboral abría un nuevo documento en Lotus Notes, y le ponía como título la fecha del día en el formato aaaa-mm-dd (así conseguía que la lista de documentos me saliese ordenada). Luego, durante el día, cada vez que cambiaba de actividad, anotaba brevemente lo que había estado haciendo hasta ese momento. En poco tiempo me dí cuenta de que crear un documento por día no resultaba muy práctico, así que decidí crear un documento al mes. Para estos documentos mensuales, el formato del título cambió a aaaa-mm-00 (NombreDelMes). Dentro de cada documento, ponía un título para cada día en letras grandes y verdes con el día de la semana y el día del mes (p.ej. Martes 7). Bajo cada título ponía las anotaciones sobre lo que había hecho ese día.

Con el tiempo, mi ocupación y la responsabilidad sobre las tareas que se me asignaban fue aumentando, con lo que, paralelamente, aumentaron mis necesidades de registrar lo que hacía. Empecé por introducir viñetas para separar claramente en párrafos cada tarea, al principio de cada párrafo introducía en mayúsculas y negritas el nombre del cliente o área de trabajo interno a la que correspondía la tarea; luego introduje en la primera línea de cada día mi hora de entrada y salida de la oficina; más tarde añadí al final de cada anotación, en minúsculas, negritas y rojo, los comentarios “Espero respuesta”, o “Seguir” (hacer seguimiento), o “Continuar”. Lo último que añadí, al final de cada tarea, fue un texto en mayúsculas, negritas y azul con un literal como TIEMPO: 2h15m, en el que especificaba el tiempo que había dedicado a la tarea. Con todas estas modificaciones, un conjunto de reglas personales básicas para la elaboración y marcado de las anotaciones (entre las que está la regla de escribir siempre lo mínimo imprescindible para hacer útil la anotación), y la posibilidad de buscar cualquier cadena de texto en cualquier documento, el diario de actividad se convirtió en una de mis herramientas de gestión personal imprescindibles.

En la actualidad sigo utilizando el mismo rudimentario método de registro. De hecho, llevo siete años y cuatro meses utilizándolo a diario. Las personas que tengo a mi cargo también lo hacen, por petición expresa por mi parte, desde que empezaron a trabajar en el departamento, cada una a su modo y con la herramienta que han elegido. Al final del día, ellos me envían sus informes de actividad diarios por correo electrónico, con los que yo, esté donde esté, puedo tener una idea general de todos aquellos asuntos en las que han estado trabajando durante el día.

Puede parecer que el esfuerzo y la disciplina necesarios para utilizar este sistema no estén compensados en absoluto por los beneficios que puede llegar a producir. Y no solo puede parecerlo, sino que, en algunos casos, puede ser, efectivamente, un sistema ciertamente inútil. Cada persona es un mundo que transita por un universo profesional diferente, por lo que debe ser ella y solo ella la que decida si este método es aplicable en su mundo y en su universo, y si los beneficios que le reportará justifican suficientemente el esfuerzo que debe dedicar a diario para mantenerlo. Tras esta afirmación he de decir que a los técnicos de mi departamento no les dejé elegir libremente si utilizar o no el método… lo impuse como parte de su trabajo… pero también he de decir que ellos mismos han reconocido en varias ocasiones lo útil que les resulta en la gestión personal de sus quehaceres.

Creo que lo mejor es terminar este artículo enumerando algunos de los beneficios que me proporciona a mí este sistema. Así tendrás más elementos de juicio para valorar la posibilidad de utilizarlo tú mismo:

  • Al pasar las horas del día, me da una cierta sensación de control saber lo que he hecho desde que empecé. También veo, de un simple vistazo, si lo que he hecho hasta el momento tiene poco valor y debo espabilar para no terminar el día con la sensación de no haber hecho nada realmente valioso.
  • Cuando por cualquier motivo dejo de hacer una tarea que debo continuar al día siguiente, el diario de actividad es el sitio donde dejo anotados los detalles del estado exacto en que dejé esa tarea.
  • Al final de la semana debo imputar horas a diferentes proyectos en el sistema de gestión de la empresa. Toda la información que necesito para efectuar esta imputación (nombre del cliente, proyecto, tiempo dedicado) la tengo disponible en un mismo documento, y resaltada mediante negritas y mayúsculas para no tener que buscarla en el cuerpo de las anotaciones diarias.
  • Durante esa imputación de horas semanal, aprovecho para llevar a cabo mi revisión semanal GTD (ya hablaré sobre el método GTD en futuros artículos, porque tiene miga), eliminando los comentarios del tipo “Espero respuesta” si ya la tengo, y los de los tipos “Seguir” o “Continuar” si el proyecto ya se ha cerrado. Si no puedo borrar esas anotaciones, porque las cosas no han cambiado de estado, las paso como acciones concretas a mi sistema GTD de Outlook.
  • La memoria es un recurso al que recurrimos constantemente. Pero cuando el número de eventos a recordar y el periodo de tiempo en el que se van produciendo aumenta, es un recurso que falla con frecuencia. En el diario de actividad anoto los nombres de las personas con las que hablo y los asuntos tratados, los nombres de los productos con los que trabajo, incluso alguna sentencia SQL ocurrente que sé que puedo necesitar en alguna otra ocasión.
  • En más de una ocasión, un comercial de mi empresa se ha preocupado por lo que se hizo con un cliente determinado meses o años antes de que él heredase esa cuenta, cuando ni siquiera habíamos implantado el sistema de gestión de la empresa. Con una simple búsqueda en Lotus Notes del nombre del cliente puedo encontrar todo lo que hice yo con él, y en qué fechas. Con una simple búsqueda en Outlook puedo encontrar lo que cualquiera de mis compañeros de departamento hizo con el cliente.
  • Tanto mi diario, como los de mis compañeros, han sido decisivos en la reorganización del departamento que llevé a cabo a finales de 2006. Una revisión detallada de esos diarios me permitió identificar claramente hasta la última actividad que se realiza en el departamento. Luego coloqué toda esa información en un gran mapa mental que constituye la definición formal actual de la Dirección de Tecnología y Sistemas (D.T.S.) de mi empresa. A partir de ese mapa mental, realicé la asignación de responsabilidades por área, y el plan anual de la de la D.T.S. para 2007. Ahí es nada.
  • Los informes de actividad diaria de mis compañeros me permiten estar al día de todas las actividades que realizan. Esto me ha permitido delegar áreas completas de responsabilidad sin perder el control general sobre lo que se hace en el departamento. Al leer a diario sus informes, puedo ayudarles a tiempo si se les presenta algún problema, puedo aportarles mi experiencia con alguno de los clientes con los que están tratando, puedo descubrir lo bien que han resuelto algún tema complicado, puedo aportar mi opinión en algunos asuntos y puedo corregir a tiempo algunas desviaciones.
  • Casi todos los métodos de gestión del tiempo sobre los que he leído establecen como primera medida para su puesta en práctica registrar lo que haces realmente con tu tiempo. Si algún día me decido a aplicar alguno de esos métodos, ese trabajo yo ya lo tendré hecho😉

Estoy pensando en aplicar una versión ligera de este método a mi vida personal… pero aún tengo que decidir si este método es aplicable en mi mundo y en mi universo personal, y si los beneficios que me reportará justifican suficientemente el esfuerzo que deberé dedicar a diario para mantenerlo. Ya veremos.

10 Responses to “El Diario de Actividad”


  1. 1 DCH 8 \08UTC mayo \08UTC 2007 a las 11:58 pm

    Puff !!!Que Aburrido!!!
    Almenos tienes la foto del post de recuerdo

  2. 2 Toni 9 \09UTC mayo \09UTC 2007 a las 8:51 am

    La verdad es una muy buena idea, pero ¿cómo se lo “vendes” a tu equipo para que no parezca que los sometes a un control continuo de su actividad? Imagina por un momento que llega alguien nuevo y le cuentas esta forma de proceder ¿no crees que lo primero que pensará es que “vaya con el pirado éste que quiere tener un 100% de control sobre todo lo que hago, vaya falta de confianza en que puedo hacer mi trabajo sin tener que estar constantemente diciéndole que lo estoy haciendo”? En fin, el lo que me sugirió el leerlo. A nivel personal, me parece genial, pero la propagación al equipo la encuentro excesivamente controladora e intervencionismo.

    Un saludo y enhorabuena por tu e-bitácora, aquí tienes a un lector asiduo.

    — Toni —

  3. 3 Lord Manifiesto 9 \09UTC mayo \09UTC 2007 a las 9:52 am

    Toni, creo que asumes que los empleados no ven mas allá de sus propias narices😉

    Yo creo que un empleado inteligente entendería las razones que justifican un informe de actividad diario. Por ejemplo cuando un cliente le llamase preguntando por algo que hizo hace 3 años (a mí me ha pasado) y no se acordara, le resultaría muy útil y podría dejar boquiabierto a su cliente mostrándole su grado de organización. O cuando tenga que resolver el mismo problema que resolvió hace 4 meses y no recuerdo como lo hizo, solamente tendrá que consultarlo en su diario de actividad.

    No se trata de controlar el tiempo, de hecho en ese informe de actividad no sería necesario reflejar las 8 horas de la jornada, todos sabemos que nadie trabaja las 8 horas sin levantar la vista del ordenador, por lo tanto el empleado no se siente “controlado”.

    Por mi experiencia, muchos días me he ido a casa sin saber bien que he hecho al cabo del día, con la idea de que que no he hecho “suficientes” cosas, en cambio con el informa de actividad, cuando uno lo redacta al finalizar el día, la sensación de decepción desaparece misteriosamente.

    Yo creo que hay otros tipos de control que sí contribuyen a que el empleado se considere controlado, por ejemplo tener que fichar a la entrada y la salida de su trabajo, en cambio llevar un diario es algo que puede mejorar tu productividad.

  4. 4 Toni 9 \09UTC mayo \09UTC 2007 a las 10:17 pm

    Pues ya está, ya he aprendido un poco más y gracias a tu respuesta lo he visto desde otro prisma.

    Yo también soy de los que en ocasiones sale del despacho pensando si el día le ha cundido o simplemente se me han pasado las horas, así que creo que lo podré en práctica para salir más satisfecho o darme un toque de atención si estoy ‘postergando’ algo; un pequeño defecto inconfesable que en ocasiones padezco y que trato de erradicar, en parte gracias a bitácoras como la tuya.

    Muchas gracias y seguimos por aquí.

    — Toni —

  5. 5 mindmapero 10 \10UTC mayo \10UTC 2007 a las 7:09 am

    Hola, Toni.

    En mi equipo, el diario de actividad no lo envía cada uno individualmente sólo al jefe. Todos se lo envían a todos. Bueno, yo le enviaba a ellos el mío cuando mi trabajo se parecía bastante al suyo, luego empecé a hacer más gestión, y vi que las anotaciones que tenía que retirar por “confidencialidad” empezaban a ser tantas que era conveniente dejar de enviarlo.

    Ahora las responsabilidades y áreas de actuación se han separado bastante, pero cuando empezamos con esto del diario de actividad compartido, todos hacíamos de todo y para nosotros era vital saber lo que hacía el compañero de al lado, sobre todo cuando se ausentaba por enfermedad, vacaciones… etc.

    Para mí también es un medio de que una persona valore el trabajo del compañero que tiene al lado… porque muchas veces, por no saber lo que hace el de al lado, no valoramos justamente su trabajo

    En cuanto a que se me pueda considerar un micro-gestor, controlador e intervencionista (y un poco pirado ;-)… bueno, puede ser. Pero el diario de actividad compartido no es sólo para que yo esté al tanto de todo, es, sobre todo, un método de gestión personal para ellos. Yo les pido que lo que me envíen sea lo más breve posible. Por una parte, porque debe ocuparles hacerlo el menor tiempo posible. Por otra, porque a mí debe ocuparme leer los tres el menor tiempo posible. Finalmente, porque no necesito conocer los detalles exactos de cómo hacen las cosas. Confío plenamente en ellos. Necesito estar enterado de lo que van haciendo, a grandes rasgos, porque yo sólo les encomiendo una parte pequeña del trabajo que realizan día a día, pero debo estar al tanto de todo el trabajo que les llega directamente de sus clientes externos o internos, porque, como responsable del departamento no puede ser de otra forma.

    Hace unos meses tuve a mi cargo a un programador trabajando en proyectos internos más o menos largos. Puedes imaginar que su diario de actividad tenía apenas tres o cuatro líneas del estilo “Realizo modificaciones pedidas en el Catálogo Online. TIEMPO: 6h”. Con eso me bastaba.

    Por cierto, Lord Manifiesto, es compañero de trabajo, de mesa y de blog (SandyDay). Hoy estará en Lisboa, así que si surge algo urgente en relación a su trabajo, es probable que sus diarios de actividad nos saquen del apuro.

    Gracias, Toni, por permanecer por aquí.

    (Ayer “tiré del hilo” y encontré “lo de Hilbert”)

  6. 6 Toni 10 \10UTC mayo \10UTC 2007 a las 8:04 am

    Vaya, así que tirando del hilo… mi antiguo proyecto de Blog, me animé durante un tiempo pero la verdad es que no le dediqué el esfuerzo necesario. A lo mejor algún día lo recojo del arroyo y siguo poniendo algo, pero quizás más enfocado hacia los espacios de Hilbert😀.

    Si necesitas algo, también te puedo ofrecer:
    http://toni-castro-45.econozco.com

    En fin, enhorabuena por tu blog una vez más.

    — Toni —

  7. 7 rafacas 14 \14UTC mayo \14UTC 2007 a las 12:29 am

    Menos mal, pensé que era el único que usaba estas cosas. La verdad es que mi sistema es mucho más rudimentario, se limita a un fichero de texto sin formato, salvo la separación por días.

    He estado un tiempo buscando algún “servicio” web (no sé muy bien cómo definirlo) que permitiese hacer ésto y no he encontrado ninguno. Por varios motivos tengo que utilizar distintos ordenadores y cada vez estoy usando más dichos servicios (GMail, GDocs, GCalendar, Foxmarks, etc). Supongo que por ahora me conformaré por crear un documento en GDocs por cada mes, eso sí, ahora con colores😉

  8. 8 Tín 24 \24UTC mayo \24UTC 2007 a las 7:39 am

    Hola Paco,

    Eres un negrero… Ni en tiempos de la esclavitud se controlaba tanto a las personas… Desde luego no creo que sea el mejor método para que haya un buen ambiente de trabajo en tu equipo. Es como decirle a la gente que trabaja contigo que no confías en ellos y que por eso les exiges que te digan exactamente en que gastan su tiempo, con la excusa de que así todo funciona mucho mejor… Yo soy mas partidario de funcionar con objetivos a medio-largo plazo. Creo que la mejor forma de que la gente se sienta a gusto con lo que hace y se sienta ciertamente parte importante y necesaria de un equipo de trabajo es dándole desde el primer momento, y mientras no demuestre lo contrario, confianza y poderes para hacer y deshacer (eso si, cada uno en su nivel). Para que alguien se sienta a gusto en su trabajo necesita saber que se confía en el/ella y que puede disponer de su tiempo como crea conveniente siempre y cuando cumpla con los objetivos marcados desde el principio. Esos objetivos hay que consensuarlos entre el empleado y el jefe y revisarlos periódicamente. Este sistema hace que la persona sienta que forma parte de un equipo, tan importante como cualquier otra y no es solamente una herramienta dentro del equipo que otros usan y punto. Si la gente se siente a gusto con sus trabajo, estará mas contenta en general y eso se traduce en mejores relaciones con sus compañeros, mejor ambiente de trabajo, mejor disposición a arrimar el hombro en situaciones límite (cosa que seguramente no conseguirás con el supercontrol)…

    Creo sinceramente que te queda mucho que aprender sobre liderazgo de equipos. Las teorias actuales sobre liderazgo de equipos dicen: Gestionar basándose en la coordinación y potenciación del grupo de colaboradores como un equipo supone una aproximación distinta al trabajo, con la intención de aprovechar el talento colectivo y la energía de la gente. El individuo, independientemente de donde esté situado en una organización, es un ser pensante, capaz por tanto de tomar decisiones, innovar, etc. Se cae por su propio peso la creencia de que solo la superioridad institucional puede hacerlo. Es necesario que el individuo se involucre (no sirve que obedezca) pues el tipo de rendimiento que necesita un equipo es el que resulta de la utilización al máximo de sus capacidades (algo que nunca se conseguirá con un estilo basado en el control).

    De todos modos esto no es mas que una opinión y una forma de ver las relaciones laborales. Allá cada cual con su forma de hacer y deshacer… nada es mejor ni peor a priori… cada situación es distinta…

    Saludos

    Tin.

  9. 9 mindmapero 1 \01UTC junio \01UTC 2007 a las 7:34 am

    Hola, Tín.

    Gracias por tu extenso comentario.

    Coincido plenamente contigo en que me queda mucho que aprender sobre liderazgo de equipos. Y sobre gestión de empresas, y sobre organización personal, y sobre informática… De hecho, el primer título en el que pensé para mi blog fue “Aprendiz de todo, maestro de nada”… pero mi mujer me alertó de que ese título podría tener un mal recorrido.

    También coincido plenamente con lo que escribes a renglón seguido, y creo que lo expreso claramente en el comentario que escribí contestando a Toni.

    Sin embargo, no creo que sea aplicable en mi caso el matiz peyorativo de la palabra “control”. Yo no controlo lo que hacen las personas de mi equipo: sólo intento estar al tanto de lo que hacen, porque dos de ellos (el tercero lleva en la empresa apenas unos meses), desde principios de este año, tienen plena autonomía para gestionar sus áreas de competencia. Ellos no me “obedecen” porque yo soy la persona que menos trabajo les da: tienen sus propios clientes (internos y externos), tratan directamente con sus proveedores (sistemas y servicios), y se organizan el tiempo como creen más conveniente.

    En cuanto a lo que dices en el primer párrafo del comentario, seguro que los objetivos a medio-largo plazo y las revisiones periódicas son estupendos en determinados tipos de puestos y de empresas. Nosotros tenemos un poco, muy poco, de eso con el “plan anual de 2007 de la dirección de tecnología y sistemas”, que contiene 21 proyectos que tres personas diferentes son responsables de llevar adelante de manera individual e independiente durante el año. Pero sólo podemos dedicar a esos proyectos un porcentaje mínimo de la jornada laboral. El día a día para nosotros es el corto, cortísimo plazo, la variedad, la rapidez de respuesta, y para todos resulta muy útil saber lo que está haciendo el de al lado (no solo al jefe).

    He trabajado en unos cuantos sitios, incluyendo la Universidad, un par de grandes empresas y, ahora, una pequeña, y te puedo asegurar de que ahora disfruto del mejor ambiente de departamento que he tenido nunca, y de que mis compañeros han arrimado el hombro en todas las situaciones límites que hemos tenido que superar. Ellos no solo se sienten importantes, saben que son importantes. Y nada de esto lo obstaculiza “el diario de actividad”, más bien al contrario.

    “Cada situación es distinta” dices al terminar. No podría estar más de acuerdo: En el propio artículo, yo escribía: “Cada persona es un mundo que transita por un universo profesional diferente, por lo que debe ser ella y solo ella la que decida si este método es aplicable en su mundo y en su universo…”

    Un saludo.
    /Paco

  10. 10 Nerashte 1 \01UTC octubre \01UTC 2008 a las 10:52 pm

    No puedo decir mucho pq no trabajo en tu ekipo pero creo q siempre viene bien una agenda y por supuesto en un ekipo, es fundamental saber q hace cada pieza… para saber en q dirección se rema.

    Tin, creo q lo has malinterpretado… Paco no busca controlar a su ekipo… busca controlar el trabajo

    Es demasiado perfeccionista… q le vamos a hacer… no lo puede evitar jajaja

    Lo compensa siendo un encanto🙂


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